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Buenos Aires: ¿Qué podemos aprender sobre 8 años de datos de contratos?

7 May 2019

By Yohanna Lisnichuk

English version

¿En qué está gastando el dinero la Ciudad de Buenos Aires?

A tiempo para Argentina Abierta, el gobierno de la Ciudad de Buenos Aires compartió los datos de sus contratos públicos bajo el Estándar de Datos de Contrataciones Abiertas (OCDS por sus siglas en inglés). Los datos cubren compras del 2011 al 2018, 24.510 procesos de contratación con 64.336 contratos de bienes y servicios y planea actualizar estos datos cada 15 días (los datos de obras públicas no están incluidos por ahora, pero disponibles en Buenos Aires Obras). Confiamos en que estos datos resulten útiles para la sociedad civil, periodistas, e incluso miembros dentro del gobierno.

El recorrido

Este no ha sido un recorrido sencillo. La ciudad de Buenos Aires viene hace varios años impulsando iniciativas de transparencia, con el lanzamiento en el 2012 del portal de datos abiertos (data.buenosaires.gob.ar) como uno de los principales hitos. En el 2016 se tomó un compromiso para incrementar la transparencia, con la sanción de una nueva ley para fortalecer el acceso a la información.

Para hacer que los datos sean más interoperables y reusables, la ciudad empezó a mirar el esquema OCDS. Luego de contactar al helpdesk para OCDS Latinoamérica en marzo del 2018, el gobierno empezó el mapeo de sus datos al estándar de datos, y el progreso fue rápido, a pesar de que el equipo del proyecto en el gobierno fue cambiando. Luego de meses de esfuerzo y soporte por parte de nuestro helpdesk para la revisión y estructuración de los datos, Buenos Aires empezó a publicar sus datos en OCDS.

Algunos de los aspectos técnicos de la publicación de los datos en JSON, el formato estándar usado por OCDS, parecían intimidantes al principio, así que Buenos Aires decidió que una publicación en formato CSV sería más factible y fácil de implementar. El gobierno ya había utilizado el formato CSV para publicar sus datos, así que se enfocaron en la utilización de CSV para la serialización, siguiendo el formato establecido por OCDS. Luego utilizaron la herramienta de conversión de CSV a JSON para la publicación en ambos formatos, pudiendo satisfacer así necesidades de una gran variedad de usuarios. Como los datos en CSV también están en formato estándar se puede utilizar la herramienta existente para publicar los datos en JSON y cumplir con el estándar. Este es un excelente ejemplo para los gobiernos sub-nacionales o pequeños que tienen capacidades de publicación limitadas.

Pero el recorrido no termina aquí. Los datos no son perfectos; su calidad puede seguir siendo mejorada y los datos sobre contratos de obras públicas pueden ser añadidos. Además, la publicación debe realizarse con regularidad y con los mismos criterios de calidad para mantener los datos actualizados y usables.

Los datos y sus usos

Los datos publicados corresponden al sistema de compras de la ciudad de Buenos Aires, el cual se empezó a usar en el año 2011 y su uso aumentó gradualmente desde entonces, especialmente desde el 2015.

Cantidad de procesos publicados por año desde el 2011 al 2018

Los datos van desde la etapa de licitación hasta la etapa de contratación, incluyendo información referente a las fechas de la licitación, de adjudicación y contrato, montos, ítems y proveedores adjudicados y entidades contratantes. Se publican en total procesos de licitación de 428 entidades de gobierno distintas, y 3108 proveedores diferentes adjudicados en total.

Secciones del estándar de datos publicadas por Buenos Aires

Usando OCDS, nuestra pregunta inicial – ¿en qué gasta y qué compra más el gobierno? – puede ser más fácil y correctamente respondida, ya que el estándar promueve que se publiquen las unidades de medida, identificadores únicos y cantidades de los ítems a comprar. También se publican los montos junto con su moneda correspondiente, asegurando que las sumas y cálculos a realizar se realicen sobre datos comparables entre sí.

Los ítems más comprados fueron insumos para la asistencia alimentaria, servicios de elaboración y distribución de comidas (desayunos), servicios de seguridad, de mantenimiento de predios y servicios técnicos y profesionales. Estos ítems se observan en la siguiente tabla

Monto en Pesos Argentinos

Item

6,259,511,815

INSUMO PARA ASISTENCIA ALIMENTARIA TIPO 01 – AYUDA SOCIAL A PERSONAS

4,421,655,629

SERVICIO DE ELABORACION Y DISTRIBUCION DE COMIDAS – Destinatario Comedores escolares

4,159,568,042

SERVICIO DE SEGURIDAD

3,326,074,145

SERVICIO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE PREDIO

1,503,264,383

SERVICIOS TECNICOS Y PROFESIONALES PRESTADOS POR EMPRESAS

Estos campos además permiten medir ciertos indicadores que podrían ser utilizados para detectar banderas rojas en los procesos de contratación que pueden ayudar a prevenir actos de corrupción. Estos incluyen:

Área

Bandera Roja

Corrupción; Exclusión de ofertantes calificados

Aviso corto o inadecuado a los ofertantes para presentar expresiones de interés o preparar ofertas

Corrupción; Licitaciones desequilibradas y sobornos

Ítems irrazonablemente bajos

Corrupción; Licitaciones desequilibradas, Sobornos & Coimas

Ítems irrazonablemente altos

Corrupción

El proveedor cobra tarifas excesivas como porcentaje del valor del contrato

Corrupción

Apertura de licitaciones no públicas

Especificaciones dirigidas; Sobornos & Coimas

Falta de publicidad adecuada de la solicitud de ofertas o propuestas.

Favorecimiento/Exclusión de Ofertantes (calificados)

El valor de la oferta es superior o inferior al promedio para esta categoría de artículo

Manipulación de ofertas; Favorecimiento/Exclusión de Ofertantes (calificados) ; Sobornos & Coimas

Gran diferencia entre la adjudicación del contrato y el importe final del contrato.

Los datos estructurados puede ayudar a aumentar la competencia en los procesos de compra, haciendo que la información de licitaciones llegue a más proveedores y también a aumentar el control ejercido en las adjudicaciones y contratos que realiza la ciudad.

Se pueden realizar también análisis históricos sobre qué compró y por cuánto compró la Gobernación para mejorar en el futuro las compras a realizar.

Esto es solo para citar algunos de los casos de uso e impacto que puede tener la publicación de estos datos, que incluyen contratos por 52 billones de pesos argentinos, 14 millones de euros, y 62 millones dólares en total a lo largo de los años publicados. Esperamos que este impacto sea reflejado pronto.

El recorrido nunca acaba cuando se publican los datos y se espera que alguien los use. Pensar detenidamente en cómo podrían analizarse los datos es crucial para que sean útiles. Hemos resaltado algunas ideas aquí.

Si deseas hacer este impacto por tí mismo y deseas utilizar estos datos para monitoreo y análisis, puedes consultar algunas guías y herramientas útiles para el uso de datos y no dudes en ponerte en contacto [enlace a data @ open-contracting] con nosotros:

Top 10 de entidades contratantes con más cantidad de procesos

Distribución de tipos de compras realizadas

Top 10 de proveedores con más cantidad de contratos

 

Buenos Aires: What can we learn from 8 years of contract data?

What does the City of Buenos Aires spend its money on?

At Argentina Abierta, the city of Buenos Aires shared its new data on public contracts in the Open Contracting Data Standard (OCDS) format. The data covers purchases from 2011 to 2018 – 24,510 hiring processes with 64,336 contracts for goods and services – and is set to be updated every 15 days (public works aren’t included for now, but data on them is available at www.buenosaires.gob.ar/baobras).

We hope this data will be useful for civil society, journalists and even the government itself.

The journey

This has not been an easy journey. The City of Buenos Aires has been promoting transparency initiatives for several years. The launch of the open data portal (data.buenosaires.gob.ar) in 2012 was a major milestone, while another took place in 2016, when a commitment was made to increase transparency, with the approval of a new law to strengthen access to information.

To make the data more interoperable and reusable, the city began looking into the OCDS schema. After contacting the OCDS helpdesk in March 2018, the government started mapping its data to the data standard and progress was fast, despite the project team within the government changing. After months of effort and support from our helpdesk to review and structure the data, Buenos Aires started publishing OCDS data.

Some of the technical aspects of publishing data in JSON, the standard format for OCDS, seemed daunting at first, so Buenos Aires decided OCDS CSV publication would be more feasible and easier to implement. Also, the government had already used the CSV format to publish its data, so they focused on using CSV for the serialization, following the format established by the OCDS, and then using a conversion tool from CSV to JSON. This allowed them to publish in both formats, and cater to the needs of a greater variety of users. This is a great example for sub-national or smaller governments that have limited publication capabilities. As the CSV data is also in standard format you can use the existing tool to publish the data in JSON, as Buenos Aires did, making your data more interoperable and easily consumed by OCDS applications.

But the journey won’t end here. The data is not perfect; the quality can still be improved, and data on public works contracts could be added. Publication must be done regularly, with the same quality criteria to keep the data up-to-date and useful.

The data and its uses

The published data corresponds to the Buenos Aires Purchasing System, which has been used since 2011, with the biggest increase in purchases through the system occurring in 2015.

Number of processes published per year from 2011 to 2018

The data covers the tender stage to the contracting stage, including details about dates of the tender, award and contract, amounts, items and suppliers awarded and contracting entities. In total, data on 428 government entities, and 3108 winning suppliers have been published.

OCDS sections published

Top 10 contracting entities with the most processes

Top 10 suppliers with the most contracts

Using the OCDS, our initial question – what does the government spend most on – can be answered more easily and accurately. The data standard promotes the publication of the units of measure, unique identifiers and quantities of the items to be purchased, as well as the amounts together with its corresponding currency, ensuring that the sums and calculations build on data comparable to each other.

If no standard were used, it would be more difficult to identify each item, since neither the identifiers nor the currency would be published. With the standard, we only had to group the items by their identifiers and currency and we were able to calculate the totals.

The most popular items purchased were food assistance services, meal preparation and distribution (breakfast), security and cleaning services, technical and professional services, and school meals, as shown in the following table:

Amount in Argentinian Pesos

Item

6259511815

INSUMO PARA ASISTENCIA ALIMENTARIA TIPO 01 – AYUDA SOCIAL A PERSONAS

4421655629

SERVICIO DE ELABORACION Y DISTRIBUCION DE COMIDAS – Destinatario Comedores escolares

4159568042

SERVICIO DE SEGURIDAD

3326074145

SERVICIO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE PREDIO

1503264383

SERVICIOS TECNICOS Y PROFESIONALES PRESTADOS POR EMPRESAS

For the same reasons mentioned previously, now with the use of a standard for the publication of the data, these fields allow you to measure indicators to detect red flags in hiring processes that can help prevent corrupt practices. These include:

Associated Scheme

Red Flag

Corruption; Excluding qualified bidders

Short or inadequate notice to bidders to submit expression of interest or prepare bids

Corruption; Unbalanced bidding, Bribes & Kick-backs

Unreasonably low line item

Corruption; Unbalanced bidding, Bribes & Kick-backs

Unreasonably high line item bids

Corruption

Supplier charges excessive fees as a percentage of the contract value

Corruption

Non-public bid opening

Rigged specifications; Bribes & Kick-backs

Failure to adequately advertise the request for bids or proposals

Favoring/Excluding (Qualified) Bidders

Tender value is higher or lower than average for this item category

Bid manipulation; Favoring/Excluding (Qualified) Bidders ; Bribes & Kick-backs

Large difference between contract award and final contract amount

Structured data can help increase competition in purchasing processes, because an interested supplier could search what the government wants to buy in a specific timeframe and understand how to make a more accurate a bid based on the historical prices.

Distribution of procurement methods used

It is also possible to conduct historical analyses of purchases to improve future procurements.

These are just some of the potential use cases and impacts from publishing OCDS data on these contracts, which are worth 52 billion Argentine pesos, 14 million euros, and 62 million dollars in total over the years published. We hope that this impact will be reflected soon.

The journey never ends with putting data out there and hoping for someone to use it. Thinking hard about how the data might be analyzed is crucial for it to be useful. We’ve highlighted some ideas here.

If you want to make this impact yourself, and want to use this data for monitoring and analysis, you can find some helpful guides and tools for data use below, and feel free to get in touch [link to data@open-contracting] with us: